Charge / Planification / Calendrier / Organisation / Administration non satisfaisants

Gérer difficilement plusieurs mandats / missions simultanément :

• Entourez-vous d'un pool de personnes ayant des activités semblables et/ou complémentaires aux vôtres.
• Établissez un planning annuel, semestriel, trimestriel, mensuel, hebdomadaire et quotidien et respectez-le.
• Répartissez votre emploi du temps selon les périodes de fortes / basses activités.

Gérer de façon irrégulière :

• Accumulez un léger surplus de travail.
• Achetez une montre avec alarme et programmez vos rendez-vous sur alarme.
• Imposez-vous des échéances et des rendez-vous périodiques (associations, club...).
• Privilégiez deux qualités du coureur de fond : la persévérance et la régularité.

Négliger le calendrier, les actions, les objectifs :

• Évaluez les charges / temps induits par le calendrier visé.
• Gérez vos affaires en mode « projet ».
• Identifiez les étapes de chaque tâche.
• Informez-vous sur les délais et contraintes de chaque étape.
• Mesurez les appuis de chaque intervenant (banquier...) et maintenez la pression sur chacun d'eux.

Délégation (Erreur de)

Déléguer à mauvais escient :

• Assurez-vous que le collaborateur choisi est capable d'assurer la tâche confiée.
• Choisissez vos collaborateurs en fonction des tâches à accomplir.
• Évitez une mauvaise publicité due à un travail mal fait et calculez-en le coût.
• Expliquez au délégataire la raison de votre choix.
• Prenez le temps de déléguer les missions en prenant un rendez-vous avec votre délégataire.

Erreur / Incident

Perdre les données collectées à cause d'un matériel informatique inadéquat :

• Faites des sauvegardes régulières de votre disque dur et de votre base de données. Conservez ces copies ailleurs que sur votre lieu de travail.
• Informez-vous auprès de 3 spécialistes sur les matériels performants à posséder pour éviter tout risque de pannes, perte de données ou autres.
• Installez un pare-feu.

Couvrir un risque technologique (utilisation intensive d'Internet) :

• Étudiez des formules de fonctionnement nouvelles qui raccourcissent les prix et les délais.
• Optimisez votre matériel informatique ou achetez toujours la dernière technologie.
• Recherchez un confrère qui est prêt à collaborer avec vous (de façon systématique ou occasionnelle).

Intensité / Lourdeur

Être handicapé par la lourdeur des tâches administratives :

• Contrôlez qu'il n'y ait aucun doublon dans vos procédures administratives.
• Réalisez une analyse de votre gestion interne et recherchez un outil informatique adapté.
• Simplifiez vos procédures et responsabilisez votre personnel en lui attribuant un cahier des charges précis.
• Sous-traitez au maximum vos tâches administratives courantes et répétitives.

Maîtrise des événements (Manque de)

Mal gérer les aspects méconnus de son entreprise (non directement liés à son expertise) :

• Devenez autonome sur le plus grand nombre possible de ces aspects en analysant et en enregistrant la solution à tout problème qui se présente, afin d'y faire face efficacement en cas de récidive.
• Informez-vous, avant le lancement de votre projet, sur tous les aspects non maîtrisés afin de savoir qu'ils existent.
• Sous-traitez tous les aspects qui demandent trop d'expérience et que vous ne pouvez pas gérer seul (faites appel à des professionnels tels qu'un fiduciaire, un conseiller en stratégie, un ingénieur système et réseaux ...).

Laisser à désirer au plan administratif :

• Allez à l'essentiel en vous référant à des objectifs écrits.
• Choisissez une fiduciaire efficace.
• Établissez des procédures pour les travaux répétitifs à effectuer.
• Fixez-vous des horaires stricts.
• Recrutez une bonne secrétaire / réceptionniste.
• Sélectionnez vos urgences.

Suivi non assuré :

• Construisez un système de relance et de suivi administratif informatique.
• Définissez les incidents possibles pour chaque dossier administratif mal suivi et définissez des priorités de traitement.
• Déléguez certaines tâches fastidieuses à un sous-traitant.
• Mettez en place des indicateurs vous informant sur vos points sensibles ou des dysfonctionnements éventuels.
• Réorganisez le système administratif de telle manière qu'un suivi soit assura.
• Tenez à jour votre comptabilité surtout l'état de vos débiteurs.

Transparence (Manque de)

Manquer de transparence dans sa gestion pour chaque mandat :

• Établissez une grille des prix standard.
• Mettez en place une comptabilité analytique, avec programme spécifique.
• Prévoyez un temps hebdomadaire pour contrôler l'évolution financière des mandats.